Как часто мы срываем дедлайны или опаздываем куда-либо из-за своей несобранности? Казалось бы, даже имея чёткий план действий, тратим много сил и времени, а важные дела так и остаются несделанными. В этой статье мы разберёмся, что такое тайм-менеджмент и как распределить своё время так, чтобы всё успеть.

Планирование, или тайм-менеджмент – это комплекс методик организации времени, направленных на оптимизацию рабочего процесса и рациональное использование времени. Тайм-менеджмент учит самоорганизации, рассказывает, как правильно распределять дела в течение дня, чтобы постоянно продвигаться к своей цели. 

Нередко мы составляем to-do list – обычный список дел, которые хотели бы выполнить за опредёленный срок, вносим в него разные, как нам кажется, важные задачи, но далеко не все из них продвигают нас к цели. Почему это происходит? Часто выполнение рутинной работы создает ложное впечатление продуктивного дня, когда многие пункты из плана выполнены, но при этом ни один из них не помог тебе приблизиться к поставленным целям. Как же сделать применение to-do list эффективным? 

 Выпиши на любой удобный носитель все накопившиеся дела, которые давно хотелось сделать, но всё время откладывал их на потом. Эти дела могут не иметь никакого дедлайна и приоритетности, но они висят на тебе мёртвым грузом месяцами, так что настало время постепенно избавиться от них. Внимательно проанализируй свой список. Возможно, некоторые из этих дел уже потеряли свою актуальность и смысл. Если это так, то смело вычёркивай их! 

Матрица Эйзенхауэра

Что же делать с оставшимися задачами? Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, поражал своих коллег и современников высочайшим уровнем производительности, на протяжении многих лет сохраняя высокий темп работы. Его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра. Его суть в том, чтобы разделить лист бумаги на четыре равных квадрата, и в каждый вписать определённые категории задач. В первом квадрате будут находиться срочные и важные дела – те, которые нужно выполнить в первую очередь, так как дедлайны по ним уже «горят». Во втором квадрате – дела срочные и неважные: отвлекающие задачи, которые только мешают продвижению к цели, но сами не несут для нас никакой пользы. В третьем – несрочные, но важные. В идеале большинство задач должно находиться в этом квадрате, и именно им стоит уделять большую часть времени. И в четвёртом квадрате расположены несрочные и неважные дела – это те занятия, которые приносят нам удовольствие, вроде прослушивания музыки, чтения книги или просмотра любимого сериала. Важно не забывать про отдых, но контролировать время, выделяемое на него. 

Метод «1-3-5»

 Хорошо, все задачи из головы на бумагу выгрузили, определились, что для нас наиболее важно, что дальше? Их такое огромное количество, непонятно, за что хвататься! Специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять по девять задач в день, выполняя их в зависимости от степени важности. Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самые главные из запланированных дел. Каждый день планируйте себе по девять дел: одну самую важную задачу, которая всегда будет в приоритете; три дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; пять мелких задач, которые выполняются по возможности. Важно не превышать количество запланированных дел, иначе список будет перегружен и метод окажется неэффективным. 

Система GTD

Что же делать с большим количеством долгосрочных задач, которые можно выполнять в любое удобное время, как не держать их все в голове? Принцип системы GTD (с англ. Getting Things Done. – Прим. ред.) – доведение дел до конца. Эта система основывается на пяти этапах работы с информацией.

1. Сбор и выгрузка всех задач.

2. Обработка – распределяем задачи по категориям, можно воспользоваться одним из ранее описанных методов.

3. Организация – собираем все задачи в списки, которые удобно посмотреть в любой момент.

4. Обзор – регулярно обращаемся к составленным спискам.

5. Действие – определяем, что делать дальше.

Последний пункт особенно важен, так как именно от него будет зависеть успех выполняемых задач. При выборе следующего действия необходимо руководствоваться рядом факторов.

1. Контекст – условия, необходимые для выполнения задачи. 

a) Место. Например, сложно позвонить потенциальному работодателю в шумном коридоре вуза, но можно выучить несколько определений к предстоящей контрольной.

b) Энергия. Устав после пар, вы вряд ли качественно сделаете проект, а вот навести порядок на столе и распланировать завтрашний день вполне сможете.

c) Люди. Допустим, вам нужно задать несколько вопросов научному руководителю, значит, вы можете прописать их в своём плане и задать при встрече.

2. Время – если у вас есть несколько задач, которые вы можете выполнить в данный момент, выбирайте самую «горящую».

3. Приоритет – при прочих равных (контекст и время) выполняйте ту задачу, которая больше остальных приблизит к цели.

«Слоны», «лягушки» и «помидорки»

И вот мы всё распланировали, разделили по категориями, уже приготовились выполнять, но… Вновь топчемся на месте. Задача подготовки к сессии кажется такой большой и тяжёлой, а лабораторные работы – самая нелюбимая часть во всей учёбе.

В этом случае важно распределить неприятные «дела-лягушки» по дням и запланировать их выполнение на первую половину, когда у нас ещё полно сил. Потом, после «съедения» такой «лягушки» на завтрак, остальные задачи будут выполняться легче, ведь самое сложное мы сделали утром! С большими и страшными «задачами-слонами» работает метод декомпозиции. После разрезания такой задачи на маленькие составляющие она больше не кажется пугающей, а нам чётко видно, какие шаги нужно сделать для достижения цели.

Для организации работы, равномерного распределения отдыха и дел можно использовать фикс-тайм методы, самый популярный из которых – метод Pomodoro. Его суть заключается в том, чтобы после каждых 25 минут максимальной концентрации на задаче делать 5 минут перерыва, а после четырёх таких «помидорок» устроить большой перерыв в 15 минут. Можно выбрать любые удобные для себя отрезки времени, главное – сохранять баланс.

В планировании важно уметь грамотно распределять свои ресурсы, такие как время и силы, чётко ставить цели и знать, какие задачи можно делегировать, какие отложить, а какие необходимо выполнить как можно скорее. Также важно не забывать про отдых, мотивацию и комфортное для работы место без отвлекающих факторов, тогда выполнение дел станет приятным занятием без стресса, сорванных дедлайнов и бессонных ночей. 

Катерина Воложанина